物资采购管理规定(试行)

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物资采购管理规定(试行)

为进一步规范学校各类采购工作,维护学校利益,结合学校实际,制订本规定。

一、采购原则

1. 本规定所称采购,是指学校使用财政资金、自筹资金和其他资金等有偿取得物资和服务的行为。此款之物资,是指各种形态和种类的物品,包括仪器、设备、实习材料、教材、图书(包括电子资源)、家具、办公用品及耗材、劳保用品、软件、车辆等;学校范围内除党务、等特殊物资外,所有采购活动均适用本办法。

2. 参加采购活动的人员必须遵守国家的法律、法规和有关规章制度,坚持原则,廉洁自律,严禁收受供应商的钱、物、有价证券等,严禁接受宴请或任何形式的娱乐活动,严禁利用工作之便徇私情、谋私利。

3. 学校采购工作按“学校统一领导、部门采管分离、总务部门集中采购、申购部门参与”的工作机制;遵循“公开、公平、公正和诚实、守信”的原则。

4. 通用办公设备和办公家具的采购,不能高于《贵州省省级行政事业单位国有资产配置标准》的金额。如果因特殊用途确实需要超过标准采购,须在申购材料中详细汇报(如教学、办公或管理等特殊用途的高配置电脑或服务器等),经学校审批后方能实施采购。

二、采购分类

1. 计划采购:每年12月底,由申购部门填报《部门物资年度需求计划》,提出下一年度的重要物资设备及常规性物资需求计划。经分管校领导审批后,总务部门根据“申请到位日期”分期采购。

2. 零星采购:计划外零星产生的采购,由申购部门填报《零星采购申请单》。经分管校领导审批后交总务部门采购。

三、申购信息

申购部门填报的《部门物资年度需求计划》或《零星采购申请单》均为一式两份,申购部门和总务部门各持一份。申购部门须将审批后的申购信息电子版提交至总务部门,以便进行相关统计、对比和查询。如果信息填写不完整,不能实施采购。

1.物资名称:申购材料中必须填写完整规范的物资名称。

2.规格型号:所有申购物资必须描述清楚,努力达到唯一性标识效果,重点用于比价之用,确实不便于描述的至少填写“常规”字样,必要时提供样品实物或图片。

3.市场询价:为了提高采购单价的透明度,申购部门需要参与市场询价工作。申购部门通过实体店或网购平台等渠道询价,并按以下分类要求填写《市场询价表》,作为审批和总务部门采购的必要材料。

1)单项物资调研单价<100元时,将询定的单价填写在申购材料中。

2)单项物资调研单价≥100元时,此单项物资须向三家或以上供应商进行询价,并将询价情况填写在《市场询价表(分散供货)》中。

3)单项物资的调研小计(询定单价*申购数量)≥2000元时,此单项物资须向三家以上(含三家)供应商进行询价,填写在《市场询价表(分散供货)》中;

4)同一批次申购中,5000元≤总预算金额<10万元时,此批次申购的所有物资(一般以实习耗材居多)均须向三家或以上供应商集中进行询价,并将询价情况填写在《市场询价表(集中供货)》中,尽量由同一家供应商供货。

4.到货时间:为了采购的及时性和减少库存压力,申购部门根据物资使用的紧急程度,必须填写申请到货时间(不急用的填写年月即可);为给采购的询价和进货争取更加充裕时间,申购部门争取提前两周以上完成申购审批手续交总务部门,尽量减少紧急采购时的被动局面。

5. 厂家品牌:申购部门可建议生产厂家或品牌,以便缩小选购范围,提高采购效率。

四、采购审批

校领导根据每批次申购预算总金额,按不同权限实施审批。

1.总额<2000元,由分管校领导签批。

2.2000元≤总额<5万元,先后由分管校领导和校长签批。

3.5万元≤总额<20万元,由校长办公会审议决定。

4.总额≥20万元,由党委会审议决定。

五、采购方式

按政府采购相关法规,根据同一批次预算总金额(收入或支出)选择不同的采购方式。

1.总金额≥100万元,委托第三方招标代理通过公开招标实施采购。

2.30万元≤总金额<100万元,委托第三方招标代理通过竞争性谈判(物资类)或竞争性磋商(服务类)实施采购。

3.10万元≤总金额<30万元,学校自行组织竞争性谈判(物资类)或竞争性磋商(服务类)采购。

4.总金额<10万元,学校自行组织询价采购。

5.使用专项资金进行采购时,采购方式以省财政厅的批复文件为准。

6.当采购条件需要时,也可通过邀请招标采购(区域内的供应商有限或紧急采购)和单一来源采购(区域内的供应商唯一)等其它采购方式进行采购。

五、采购实施

1.总务部门牵头确定招标代理单位。确定方式有两种:一种是由校务会或党务会审议决定,另一种是由总务部门组织申购部门、纪检监察等相关人员,在《招标代理目录》(适时更新)范围内采取现场抽签确定。总务部门负责签订《采购招标代理合同》,且明确招标代理费用由中标单位支付。

2.委托第三方招标代理进行的公开投标、竞争性谈判、或竞争性磋商按国家招投标法实施,具体工作由总务部门和申购部门共同完成。

1)申购部门与招标代理单位商议《招标文件》,重点把控采购的货品参数、价格质量、招标预算、付款方式、违约责任、送货时间、存货地点、卸货要求、项目合同和采购风险(包括流标或串标)等。并协助招标代理单位完成招标流程相关文件的签字、盖章等常规手续,以及对招标文件挂网信息进行核实与跟踪。

2)中标公告结束后,招标代理单位提供两份《招标报告》,分别提交给总务部门(复印件)和校办(原件)存档。

3.学校自行组织的竞争性谈判、或竞争性磋商参照分开招标程序实施,具体工作由总务部门和申购部门共同完成。

1)竞谈小组:总务部门按需组织申购部门和纪检监察人员共同成立竞争性谈判工作小组(三人或以上的单数组成,并对与供应商存在利害关系的小组人员实行回避制度)。竞争性磋商工作小组的组建和职责同竞谈小组一致。

2)采购调研:竞谈小组进行市场价格、服务质量、技术参数、履约率等进行综合分析。必要时组织有关人员对采购项目的实施现场进行踏勘,或者对生产、销售市场进行广泛的调查,以提高综合分析的准确性和完整性。

3)竞谈文件:竞谈小组制定竞谈文件,明确竞谈程序、竞谈内容(含施工或安装的图纸与规格、采购清单、预算金额、支付方式、质保要求、服务保障等)、合同草案以及评定成交的标准等事项。

4)竞谈发布:竞谈小组将竞谈文件发布在学校官网上,必要时发布在招标投标平台上。向学校职工通报的同时从社会遴选更多的供应商。

5)竞谈对象:竞谈小组先对供应商进行资格预审,确定参加竞争性竞谈的供应商(至少三家)。

6)竞谈一轮:竞谈小组安排时间、地点,组织商家进行竞争性竞谈,竞谈文件有实质性变动的,须提前通知所有参加竞谈的供应商。竞谈小组所有成员集中与供应商逐一进行第一轮单独竞谈。竞谈小组成员要严格执行相关保密要求。

7)竞谈二轮:第一轮竞谈结束后,参加竞谈的供应商在规定时间内按要求进行第二轮报价(最后报价),竞谈工作小组汇总竞谈结果,并集中讨论提出意向供应商,填写《竞争性竞谈汇总报告》,向分管校领导汇报。

8)竞谈结果通告:待学校确定成交供应商后,申购部门将竞谈结果通知所有参与竞谈的供应商,竞谈工作小组在学校官网上进行公告。

4.学校自行组织的询价采购,按以下方式进行。

1)为提高采购效率,总务部门负责遴选优质供应商,签订协议供货合同,建立并更新《协议供货商目录》。此合同中只约定价格确定方式(通过多家竞争)、质量要求和服务要求等,具体结算金额以实际采购为准。零星采购时原则上在协议供货商当中竞价采购,必要时也可以通过其它供应商或网购平台比价后采购。另外,禁止通过QQ群、微信群或其它可能导致供应商串价的方式询价。

2)总务部门根据学校审批后的采购清单,通知所有协议供货商报价。在货物具有相同质量和规格的条件下,分散采购一般选择单价最低的供应商成交,集中供货一般选择同一批次总金额最低的供应商成交。

3)如果总务部门多方询定的单价或总价高于申购部门的预算价时,此项(批)物资由申购部门实施采购,总务部门负责报销。

五、质量提升

1. 实施采购的项目完成后,严格办理验收入库和配发手续。因质量问题无法正常使用的,总务部门协调退换货。

2. 总务部门每年根据供货单价与物资质量等情况,集中对所有协议供货商进行一次全面评价,并进行必要的供应商补充,更新《协议供货商目录》。

3.对于总务部门采购的及时性、货物质量等问题,申购部门须将反馈意见及时反馈至总务部门,共同提升物资采购的品质。

六、附则

1.办公用A4纸张由校办填报采购申请,经审批后报总务部门采购,校办统一分配,总务部门按校办的批条发放。

2.涉及校园维修、社会化服务等各种采购参照此办法执行。

3.本办法所涉及的各类合同的审批管理,按学校《合同审批管理办法》执行。

4.本规定由总务部门负责解释,自公布之日起执行

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